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專利與非專利技術研發及其檔案管理在法律上的注意點
瀏覽次數:2158  發布時間:2011/4/1  作者:德音管理員
     為保障公司知識產權的安全,使公司能夠長期穩定高效地發展,適應激烈的市場競爭,公司可根據本所律師在多年實務中的經驗與教訓在以下事項予以注意。
一、本規定所指技術檔案包括但不限于以下內容:
(一)技術行政檔案
檔案范圍:
1、公司關于技術立項的決議、立項分析報告、調研論證報告、可行性分析報告、試驗報告、研究報告、技術前景預測以及影響報告、參與技術研發項目的人員檔案;
2、與合作技術開發的單位訂立的《合作發開協議》或與個人簽訂的關于發明創造的專利申請權歸屬約定的協議;
3、與受托技術開發的單位訂立的《委托發開協議》或與個人簽訂的關于發明創造的專利申請權歸屬約定的協議。
4、與本公司涉密人員簽訂的有關保密、競業限制、獎勵等的協議。
(二)技術檔案
檔案范圍:
1、專利技術相關文件:專利申請、授權的相關文件,包括專利申請的請求書、說明書(實用新型必須包括附圖)、權利要求書、外國設計的圖片或照片、相關參考資料及檢索資料、國務院專利行政部門發出審查意見通知書、專利修改的相關文件等;
2、技術秘密相關文件:核心技術原理、生產操作步驟、生產工藝、生產環境要求、試驗技術參數等。
以上技術檔案包括但不限于,研發設計圖紙(含草圖)、參數、條件、環境記錄、試驗結果和試驗記錄、工藝編排、調整記錄、配方及其調整、數據、工序及其調整、計算機軟件,以及專用設備、儀器和專利與非專利技術檢索資料等。
(三)財務檔案
檔案范圍:與所研發的技術秘密及信息有關的票據、報表、憑證等財務資料與信息。包括但不限于,研發人員薪酬、獎勵、加班制度,研發材料成本資料、原材料價格、產地、型號、研發預決算報告、各類財務統計報表等
上述技術檔案,包括文字、數據、符號、圖形、聲音、圖像等表示形態,以及紙介質、磁介質、光盤等不同載體類型。
律師注:對技術檔案的范圍作如上確定,能從中判定今后可能產生的與本主項及其研發中衍生的技術成果之淵源。
二、本規定確定的保密主體包括以下人員:
1、掌握技術秘密的科技人員。在企業內從事第一線技術研發工作,直接承擔開發研制新產品、新工藝、新方法、新設備等方面的研發工作人員。
2、接觸、了解技術秘密的工作人員。由于工作性質能夠接觸、了解技術秘密及信息的工作人員。如公司高管、領導專職駕駛員、售后服務部人員、負責秘密事項制作、保管的人員、財務人員、各級技術管理人員等。
律師注:企業根據工作性質來確定應當保守企業技術秘密的人,并非公司所有人員都需要簽定保密協議,而是有選擇性的針對涉密人員,明確保密人的責任與義務。
三、技術保護措施
(一)員工管理
1、入職階段:公司所有涉密員工在與公司建立勞動關系的同時,均應簽署《保密與競業限制協議》,明確責任與義務,共同保障公司技術秘密的安全和利益。
律師注:該協議一方面強調員工必須履行保密義務,另一方面禁止員工在離職后到與本公司同類的企業工作,否則員工應承擔違約責任,公司應每月支付競業限制補償金。
2、在職階段:制作相關員工手冊或保密手冊,公司管理部門根據相關員工手冊或保密手冊對涉密人員的崗位工作進行保密檢查,檢查中發現的問題應及時指導、糾正、整改。
檢查結果應有公司保密管理部門、涉密員工的主管領導及其本人簽字,作為獎懲的依據;該檢查結果納入該員工月度、年度的崗位和績效考核中。
律師注:對于違反公司的保密制度的行為,雖尚未造成損失,公司可依據制度對員工進行處罰,但應符合下列條件:1、規章制度符合三性:合法性、程序性、公示性;2、處罰有依據。
3、離職階段:
涉密員工離職時,根據公司規章制度,由檔案管理部門監督其進行檔案移交,并向離職員工發送《保密及競業限制開始通知書》。
其中掌握核心絕密的關鍵崗位人員的離職須經董事會同意。
律師注:明確提醒員工保密及競業限制的時間,以避免員工到同類企業就職,將公司技術秘密泄露。
(二)權屬管理
1、與公司員工包括臨時雇工簽訂關于開發完成的技術秘密成果的使用權、轉讓權以及利益分配約定的協議;
2、與合作技術開發的單位或個人簽訂關于開發完成的技術秘密成果的使用權、轉讓權以及利益分配約定的協議;
3、與受托技術開發的單位或個人簽訂關于開發完成的技術秘密成果的使用權、轉讓權以及利益分配約定的協議。
律師注:這三類協議的目的在于明確技術權利之歸屬,避免日后發生權屬爭議。
(三)權限管理
1、對技術檔案劃分保密等級(詳見附件:《保密等級劃分標準》),確定涉密人員的權限。
(1)技術秘密分為三類:絕密、機密、秘密。
(2)根據技術秘密的重要性,及對公司的影響程度,對公司的技術秘密進行保密等級劃分,在文件顯著位置進行標注。
(3)各密級內容知曉范圍:
①絕密級:董事會成員、總經理及與絕密內容有直接關系的工作人員。
掌握核心絕密的關鍵崗位人員的變更、離職須經董事會同意。
②機密級:總監級別以上的管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員,允許知曉與本工作相關的機密事項。
③秘密級:部門經理級別以上的管理人員以及與秘密內容有直接關系的工作人員,允許知曉與本工作相關的秘密事項。
(4)根據不同的保密等級確定保密期。絕密:   年,機密:   年,秘密:  
2、對公司員工設定不同涉密權限
(1)限定涉密信息的知悉范圍,對每位員工按職位高低、崗位需要設立訪問公司計算機數據庫、查閱保密文件的權限
(2)如確有需要越級查詢、使用涉密資料,需經公司相關有權領導批準并記錄在案。
律師注:通過權限管理將技術秘密的知曉程度控制在合理范圍內。
(四)硬件設施管理:
(1)將涉密資料之電子數據形式存放于公司服務器統一管理。
(2)公司存儲涉密資料之電腦或服務器不得上外網;如確因工作所需必須上外網,則應根據公司的審批制度,由主管領導簽字批準。
(3)用相關監管軟件,例如網絡警,對相關涉密信息的上傳、下載進行監控。
(4)公司員工工作電腦不得帶有USB接口、刻錄光驅等,嚴格禁止將公司資料下載至移動存儲設備。
(5)公司員工不得使用其他員工電腦,并對個人所用電腦設立密碼,妥善保管,對因密碼保管不善所致的泄密行為,給公司造成損失的,應承擔賠償責任。
律師注:以上措施杜絕員工通過下載、郵件等方式泄密。
(6)使用相關監控設施,例如攝像頭,對涉密資料存放場所進行實時監控。
    律師注:該措施杜絕員工通過拍照、錄像等方式泄密。
(五)公司應建立文件復制、借閱制度,防止技術秘密泄露。
律師注:本項措施主要針對技術秘密以書面材料形式在流轉中可能出現的泄密情況。包括文件打印、復印、發送、傳真、借閱等環節。
 
以上僅為律師建議,請公司斟酌后采納。
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